24plus investiert in elektronisches Workflow- und Archiv-System ELO Professional

24plus investiert in elektronisches Workflow- und Archiv-System ELO Professional

Elektronischer Leitz-Ordner hilft Platz sparen / Workflow-System vereinfacht Handbucherstellung

Hauneck, 14.06.2004 Die Zentrale der 24plus Systemverkehre GmbH + Co. KG setzt ab sofort das elektronische Archiv- und Workflow-System ELO Professional der ELO Digital Office GmbH ein. Sinn der Installation ist, die Korrespondenz zwischen der Systemzentrale und den rund 50 Gesellschafterbetrieben auf einer einheitlichen Plattform abzubilden und die kooperationsweite Informationsverteilung durch Workflow-Komponenten zu beschleunigen.

„Die handelsrechtliche Vorgabe, Schriftstücke bis zu zehn Jahre aufzuheben, führt in der Systemzentrale zu gewaltigen Archivbeständen“, erklärt Geschäftsführer Peter Baumann. „Über das Archivsystem ELO lassen sich diese Dokumente sehr komfortabel und platzsparend verwalten. Als Workflow-System wird ELO außerdem die Erstellung, Pflege und Verteilung unserer 24plus-Handbücher vereinfachen und beschleunigen.“

Komfortable Volltext-Suchfunktion

ELO – das Kürzel steht für „Elektronischer Leitz-Ordner“– ist eine von der ELO Digital Office GmbH gemeinsam mit dem Büromarkenartikler Leitz entwickelte Client-Serverbasierte Archiv- und Workflow-Lösung. Das System ermöglicht es 24plus, die gesamte in der Systemzentrale auflaufende Korrespondenz medienunabhängig in einer Datenbank zusammenzuführen und zu verschlagworten. Briefe und Faxe werden eingescannt und gemeinsam mit Office-Dokumenten, E-Mails oder Sendungsaufträgen projekt-, kunden- oder partnerbezogen abgespeichert. Gescannte Dokumente werden vom System automatisch mittels OCR bearbeitet, um Volltext-Suchfunktionen zu ermöglichen. „Wer schon einmal in einem Archivraum nach einem alten Schreiben suchen musste, weiß diese Funktion sehr zu schätzen“, erläutert Helmut Noeske, Geschäftsführer der noeske netsolutions GmbH. Noeske unterstützt die 24plus Systemverkehre bei der Installation des Systems und schult die Anwender im richtigen Umgang mit der neuen Software. „Die Einarbeitungszeit war auch diesmal gewohnt kurz“, erklärt Noeske. „Das System ist selbsterklärend – die grafische Benutzeroberfläche setzt sich aus Schrank-, Ordner- und Register-Icons zusammen. Anwender finden ihr vertrautes Papier-Archiv im Rechner wieder.“

Elektronische Handbücher

Über die elektronische Archivierung der Geschäftskorrespondenz hinaus hat 24plus für ELO noch weitere ehrgeizige Pläne. „In Phase 2 werden wir die 24plus-Handbücher in das Archiv- und Workflow-System übernehmen“, kündigt Peter Baumann an. Als Gebrauchsanleitung für die 24plus-Gesellschafter beschreiben die Handbücher sämtliche zur Erbringung der Leistungen im Logistiknetz notwendigen Prozesse. Die Handbücher liegen im übrigen nicht etwa in Buchform vor, sondern sind größtenteils als pdf- oder Office-Dateien in der geschlossenen Benutzergruppe der Kooperation im Internet hinterlegt. Ändern sich einzelne Leistungen oder Verfahren, so mussten bisher die Ausgangsdateien im jeweiligen Datenformat manuell gepflegt werden, wobei die Durchgängigkeit der Änderungen vom Sachverstand des jeweiligen Bearbeiters abhing. Mit ELO steht bei der Pflege ein Registerband zur Verfügung, mit dem sich die zu ändernden Stellen sofort auffinden lassen. Dies sorgt für eine wesentlich höhere Durchgängigkeit bei der Pflege von Handbüchern und verringert den Pflegeaufwand. Zusätzlich bietet ELO Funktionen zur Verwaltung von Terminen und Freigabeständen: Einzelne Jobs können an Teams und Arbeitskreise in Rundlauf gegeben werden, wobei der Operator den vollen Überblick über den Projektstand hat. Daher ermöglicht es ELO, Informationen schneller zu generieren, abzustimmen und zu distribuieren.

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