24plus stellt Ver­fah­rens­hand­bü­cher auf Intra­net­lö­sung mit CMS Typo3 um

Lin­gu­is­ti­sche Bera­tung durch Erlan­ger doc­ti­ma GmbH / Alle Part­ner stän­dig auf dem aktu­el­len Stand / Redak­ti­ons­auf­wand sinkt um acht bis zehn Mann­ta­ge pro Jahr

Hauneck, Erlan­gen, 11.03.2010 Die Stück­gut­ko­ope­ra­ti­on 24plus logistics net­work, Hauneck, hat mit Unter­stüt­zung des Erlan­ger Bera­tungs­un­ter­neh­mens doc­ti­ma ihre Ver­fah­rens­hand­bü­cher für das natio­na­le und inter­na­tio­na­le Stück­gut­ge­schäft vom PDF-For­mat auf ein PHP-basie­ren­des Sys­tem im Intra­net umge­stellt. Die Umset­zung erfolgt über das Con­tent-Manage­ment-Sys­tem Typo3. Die neu­en elek­tro­ni­schen Hand­bü­cher ver­fü­gen über Quer­ver­wei­se und Such­funk­tio­nen und erleich­tern den 24p­lus-Part­nern die Arbeit. Außer­dem ist koope­ra­ti­ons­weit gewähr­leis­tet, dass alle Part­ner mit dem neu­es­ten Stand der Hand­bü­cher arbei­ten. Aktu­el­le Ände­run­gen sind in einer 30-Tages-Über­sicht zusam­men­ge­fasst. Bei Streit- und Scha­den­fäl­len kann die Hand­buch­ver­si­on rear­chi­viert wer­den, die zum ent­spre­chen­den Zeit­punkt gül­tig war.

Vor der Neu­fas­sung der Hand­bü­cher bestan­den die­se aus PDF-Datei­en, wobei jeder 24p­lus-Part­ner ver­pflich­tet war, aktu­el­le Aus­dru­cke vor­zu­hal­ten. Bei Ände­run­gen und Neue­run­gen muss­ten die Part­ner die geän­der­ten Datei­en aus­dru­cken und die Sei­ten aus­tau­schen. Das Ver­fah­rens­hand­buch für das natio­na­le Stück­gut war einen Leitz-Ord­ner stark, das Regel­werk fürs Inter­na­tio­na­le kaum dün­ner.

Aber bereits zuvor hat­te das Redak­ti­ons­team eini­gen Auf­wand: Bei jeder Ände­rung muss­ten die Qua­li­täts­ma­na­ger der Sys­tem­zen­tra­le prü­fen, wel­che Teil­be­rei­che des Ver­fah­rens­hand­buch davon berührt waren. „Daher war das Pfle­gen der Ver­fah­rens­hand­bü­cher stark per­so­nen­ab­hän­gig“, erklärt 24p­lus-Geschäfts­füh­rer Peter Bau­mann. „Am Ende hat­ten nur noch weni­ge Mit­ar­bei­ter den Über­blick über die Ände­run­gen. Außer­dem war das Ver­si­ons­ma­nage­ment eine belas­ten­de und größ­ten­teils unpro­duk­ti­ve Arbeit.“ Stand fest, was an wel­cher Stel­le geän­dert wer­den muss­te, waren die Doku­men­te über Stan­dard-Edi­to­ren zu bear­bei­ten. Ehe ein Upload ins Intra­net erfol­gen konn­te, waren ver­schie­de­ne Frei­ga­be­schlei­fen zu berück­sich­ti­gen und PDF-Datei­en zu erstel­len. Den 24p­lus-Part­nern als Nut­zer der Ver­fah­rens­hand­bü­cher bot die PDF-Datei nur eine beschei­de­ne Such­funk­ti­on.

Sprach­be­trach­tung in der Kon­zep­ti­ons­pha­se

Zusam­men mit dem auf tech­ni­sche Redak­ti­ons­pro­zes­se spe­zia­li­sier­ten Dienst­leis­ter doc­ti­ma erstell­te 24plus die neu­en Hand­bü­cher in einem mehr­stu­fi­gen Ablauf: „Wich­tig dabei ist immer, sich in der Kon­zep­ti­ons­pha­se über lin­gu­is­ti­sche Grund­la­gen zu ver­stän­di­gen“, erklärt doc­ti­ma-Geschäfts­füh­rer Mar­kus Nickl. „Nur so kön­nen die spä­te­ren Redak­ti­ons­pro­zes­se effi­zi­ent, feh­ler­frei und ohne neue Red­un­dan­zen umge­setzt wer­den.“ Im ers­ten Schritt prä­zi­sier­te die Sys­tem­zen­tra­le von 24plus die Ver­fah­rens­be­schrei­bun­gen und berei­nig­te den his­to­risch gewach­se­nen Text­be­stand um Dopp­lun­gen. Um For­mu­lie­run­gen zu ver­ein­heit­li­chen, gab der Dienst­leis­ter doc­ti­ma den Rat, Wor­d­ing-Lis­ten ein­zu­füh­ren. Nickl: „Eine Fest­le­gung erlaub­ter Begrif­fe sorgt für Klar­heit in der Spra­che und ermög­licht struk­tu­rier­tes Schrei­ben. Außer­dem ist sicher­ge­stellt, dass die­se Bezeich­nun­gen spä­ter ein­heit­lich über­setzt wer­den, was hilft, mas­siv Über­set­zungs­kos­ten zu spa­ren.“

Im nächs­ten Schritt führ­te doc­ti­ma eine tech­ni­sche Prü­fung durch, wel­ches Con­tent-Manage­ment-Sys­tem den Anfor­de­run­gen des Kun­den 24plus gerecht wur­de. Als die Wahl auf das Open-Source-CMS Typo3 fiel, erwei­ter­te der Dienst­leis­ter das Stan­dard­sys­tem um Funk­tio­nen im Ände­rungs­ma­nage­ment und instal­lier­te einen XML-Kon­ver­ter, der bestehen­de Inhal­te aus MS Office auto­ma­tisch in Typo3 über­nimmt. Wei­te­rer Vor­teil: Die Hand­buch­au­toren kön­nen Inhal­te direkt in Typo3 pfle­gen, aber auch ihre bekann­ten MS-Office-Edi­to­ren wei­ter­nut­zen und brau­chen sich dabei nicht um die tech­ni­sche Umset­zung zu küm­mern. Im letz­ten Schritt wur­den nach einem mit 24plus ent­wi­ckel­ten Ver­lin­kungs­kon­zept Quer­ver­wei­se ein­ge­ar­bei­tet.

Die Online-Hand­bü­cher sind in das Inte­gra­ti­ons­por­tal von 24plus ein­ge­bet­tet, in dem alle im Sys­tem­netz ein­ge­setz­ten Daten­ver­ar­bei­tungs­sys­te­me, von der Sen­dungs­ver­fol­gung bis zum Manage­ment-Infor­ma­ti­ons­sys­tem, zusam­men­ge­fasst sind. Ein­ge­logg­te Mit­ar­bei­ter der der 24p­lus-Part­ner, selbst sol­che der nied­rigs­ten Berech­ti­gungs­stu­fe, haben immer und auto­ma­tisch Zugriff auf das aktu­el­le Hand­buch und kön­nen sich nun mit weni­gen Maus­klicks vom All­ge­mei­nen zum Beson­de­ren vor­ar­bei­ten. Des­halb brau­chen sie für ihre Recher­chen weni­ger Zeit. „Die­se Ein­spar­ef­fek­te auf der Sei­te unse­rer Part­ner las­sen sich in der Pra­xis kaum ermit­teln“, sagt Peter Bau­mann. „Wir in der Sys­tem­zen­tra­le aber spa­ren in der redak­tio­nel­len Pfle­ge unse­rer Ver­fah­rens­hand­bü­cher pro Jahr acht bis zehn Mann­ta­ge ein.“

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