Neue Wege der Kommunikation durch APV

Schnelle, transparente und übersichtliche Kommunikation: Das alles ist möglich auf unserer neuen IT-Plattform cubit24. Als zentraler Anlaufpunkt für den Abruf von Sendungsinformationen, den Datenaustausch und die Kommunikation zwischen Partnern sorgt die Plattform seit der Einführung am Jahresanfang für eine effizientere Zusammenarbeit im gesamten Stückgutnetzwerk. Ein neuer Weg der Kommunikation wird auf der Plattform durch die sogenannten Abarbeitungspflichtigen Vorgänge (APV) ermöglicht. Wie dieses Tool funktioniert, welche Herausforderungen bei der Einführung bewältigt werden mussten und wie Systempartner davon profitieren, erklärt uns Qualitätsauditor Mike Schäfer im Interview.

Was genau versteht man unter Abarbeitungspflichtigen Vorgängen (APV)?

Unter APV versteht man vereinfacht gesagt eine Interaktion zwischen Sender und Empfänger. Innerhalb der Sendungsebene können durch das Tool umfangreiche Informationen ausgetauscht werden. Es sind nicht mehr nur der Sendungsstatus und die Kosten der jeweiligen Sendung, die eingesehen werden können. Beteiligte können sich auch via Chat über geplante Liefer- oder Abholzeiten austauschen. Daneben können Veränderungen wie Adresse, Maße, Gewicht oder Produkt direkt in die Sendung eingetragen und somit automatisch in der Preisberechnung einbezogen werden. Damit alle Beteiligten von Auftraggeber über Auftragnehmer bis zum Versand- und Empfangsspediteur den Überblick haben, werden neue APV im Bereich offene Aufgaben abgebildet.

Welche Herausforderungen gab es bei der Einführung und wie wurden diese gelöst?

Kommunikation braucht ein einheitliches Verständnis aller Teilnehmenden. Deshalb haben wir bei der Einführung alle Partner mithilfe von Videoschulungen „abgeholt“. Falls es dennoch zu Verständnisproblemen kommt, bieten wir außerdem die Möglichkeit, persönliche Ansprechpartner zu kontaktieren.
Wie gut das Tool ankommt und wo Optimierungsbedarf besteht, wird eine ausführliche Analyse zeigen. Durch Reaktionszeitmessung und Zufriedenheitsbewertungen nach der Einführungs-Kommunikation wissen wir, wie das Tool bei den Partnern aufgenommen wird und können bei Bedarf nachjustieren. Aktuell befinden wir uns noch in der Datenerhebungsphase.

Welche Vorteile bieten die APV?

Die APV schaffen Transparenz zwischen allen Parteien. Durch die direkte Verknüpfung mit der Sendungsübersicht werden alle Nachrichten und Änderungen lückenlos dokumentiert und sind im Nachhinein einsehbar. Auch im Clearing hat dies Vorteile. Durch Änderung der Sendungsdetails wird eine Kostenanpassung sofort durchgeführt. Soll ein Produkt von Standard auf Premium geändert werden? Wurden Gewicht oder Maße falsch angegeben? Ist die Adresse eine andere? Alles kein Problem! Das Ergebnis ist nicht nur Zeitersparnis, sondern auch ein geringerer Organisationsaufwand. Die Kommunikation läuft zudem schneller, weil über den Nachrichtenaustausch innerhalb der Sendung weder falsche Sendungsnummern genannt noch Zahlendreher entstehen können. Dass niemand mehr wegen Nachfragen zum Hörer greifen muss, spart Zeit und unsere Teams können sich auf andere Aufgaben konzentrieren.

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